オフィス移転では、きれいな空間をつくることだけではなく、移転当日から業務を始められる状態まで逆算して計画することが重要です。
① レイアウトは席数だけで決めない
新しいオフィスのレイアウトを考えるとき、最初に決めるのはデスクの数という会社も多いと思います。社員30人なら30席。会議室は2室。応接室を1室。もちろん必要な席数は重要ですが、それだけでは使いやすいオフィスにはなりません。
確認したいのは、実際に働くときの動線です。入口から受付へ行く人。自席からコピー機へ移動する人。会議室へ向かう人。来客を応接室へ案内する人。こうした動線が一か所に集中すると、広さは十分でも使いにくいオフィスになります。店舗レイアウトの考え方でも整理しているとおり、面積の配分と動線は一緒に考えます。
また、最近では固定席だけでなく、フリーアドレスやミーティングスペースを取り入れる会社もあります。大切なのは流行のレイアウトにすることではなく、自社の働き方に合っているかです。営業担当が外出することが多いのか、社内で打ち合わせが多いのか、来客が多いのか。まず働き方を整理してから、必要なスペースを決めるとレイアウトを考えやすくなります。
② 電源とLANは家具を置く前に決める
オフィス内装で、完成後に変更しにくいもののひとつが配線です。パソコン、モニター、電話、複合機、Wi-Fi機器、会議室のモニターなど、オフィスでは多くの機器を使用します。そのため、デスクを配置してから、「ここにコンセントがない」「LANをもう一本通したい」となると、露出配線や延長コードが増えてしまうことがあります。
内装工事前に、どこに何席置くか、複合機はどこに置くか、会議室でモニターを使うか、有線LANが必要な場所はどこか、といった内容を整理してください。また、将来的に人員が増える可能性があるなら、現在必要な数だけでなく、少し余裕を持たせておく方法もあります。家具レイアウトと電気・通信設備は別々に考えず、同時に決めることがポイントです。
③ 会議室は「広さ」だけでなく音も考える
オフィスのレイアウトでよく設けられるのが会議室や応接室です。ただし、壁で囲えばそれだけで快適な会議室になるとは限りません。隣の執務室へ会話が聞こえすぎないか。Web会議の声が周囲の仕事を妨げないか。複数の会議室が並んでいる場合、隣室の声が聞こえないか。こうした「音」も考える必要があります。
特にWeb会議が多いオフィスでは、以前より音への配慮が重要になっています。完全な防音室にする必要がなくても、壁のつくり方や天井との取り合い、建具などによって聞こえ方は変わります。設計段階で、「ここではどの程度の会話をするのか」を施工会社へ伝えておくと、用途に合わせて検討しやすくなります。
④ 空調は間仕切り変更と一緒に確認する
既存のオフィス物件には、すでに空調設備が設置されていることがあります。その場合でも、レイアウト変更には注意が必要です。大きな一室だった場所を壁で区切って会議室をつくると、それまで一台の空調で対応していた空間が別々の部屋になります。すると、「会議室だけ暑い」「執務室は寒いのに会議室は温度が下がらない」といったことが起こる可能性があります。
空調設備そのものを増やさなくても、吹出口や吸込口の位置を調整できる場合があります。また、ビルによっては空調設備が建物側の管理となっており、テナント側だけでは自由に変更できないこともあります。間仕切りを変更する場合は、レイアウトだけでなく、空調・換気・消防設備まで含めて確認することが大切です。
⑤ ビルの工事ルールを早めに確認する
オフィスビルでは、テナントが自由に工事できるとは限りません。工事可能な曜日や時間。資材を搬入できる時間。使用できるエレベーター。共用部の養生方法。工事前に提出する書類。指定業者が施工する工事。こうしたルールが建物ごとに決められている場合があります。
特に、空調・防災・電気など建物本体に関係する工事は、ビル側の指定業者が行うことがあります。内装会社から出てきた見積だけを見ていると、あとから別途工事費が発生することもあります。B工事・C工事の違いで解説しているとおり、誰が施工し、誰が費用を負担する工事なのかを確認しておくことが重要です。物件を契約したら、できるだけ早い段階で管理会社から工事規則や工事区分表をもらい、施工会社へ共有してください。
⑥ 新オフィスと旧オフィスを別々に考えない
オフィス移転では、新しいオフィスの内装工事だけでなく、旧オフィスの退去もあります。そこで必要になるのが原状回復です。原状回復の範囲は物件によって異なります。間仕切りを撤去する。床を戻す。照明を戻す。壁や天井を補修する。設備を撤去する。どこまで戻す必要があるかは、賃貸借契約や入居時の条件を確認しなければ分かりません（原状回復工事の基本）。
注意したいのは、新オフィスへ引っ越してから原状回復を考え始めることです。旧オフィスには退去期限があります。引っ越し後に工事を始めても、原状回復期間が足りなければ、賃料が余分に発生する可能性があります。新オフィスの工事工程と旧オフィスの原状回復工程を一枚のスケジュールで管理すると、移転全体を把握しやすくなります。
⑦ 「引っ越し日」から逆算して工事工程を組む
オフィス移転では、内装工事が完成した日＝移転完了日ではありません。工事が終わったあとにも、家具の搬入。複合機の設置。電話・インターネットの開通。パソコンや機器の移設。荷物の搬入。社員への案内。などがあります。
そのため、新オフィスの内装工事は、引っ越し日の直前に完成すればよいわけではありません。たとえば月曜日から新オフィスで通常業務を始めたい場合、週末に引っ越しを行い、その前までに家具や通信設備を整えておく必要があります。そこから逆算すると、内装工事の完成日はさらに前になります。工程を考えるときは、業務開始日 → 引っ越し → 家具・通信設備 → 内装完成という順番で逆算すると分かりやすくなります（店舗内装工事の流れ）。
居抜きオフィスでも、そのまま使えるとは限りません
前のテナントが使用していたデスク配置や会議室が残っている「居抜き」のオフィス物件もあります。既存の間仕切りや設備を活用できれば、工事費や工期を抑えられる可能性があります。
ただし、自社の働き方に合わないレイアウトを無理に使えば、移転後に使いにくさが残ります。コンセントの位置が合わない。会議室が多すぎる。収納が足りない。受付から執務室が丸見えになる。といったこともあります。居抜きだからすべて残すのではなく、使えるものは残し、変えるべきところだけ工事するという考え方がおすすめです。既存設備の状態も含め、物件契約前に一度確認しておくと、移転費用を検討しやすくなります。
まとめ
オフィス移転の内装工事では、新しいオフィスをきれいにつくることだけでなく、移転当日から問題なく仕事を始められる状態をつくることが大切です。特に確認したいポイントは次の7つです。①席数だけでなく働き方と動線からレイアウトを考える、②家具配置と電源・LANを同時に計画する、③会議室では音の問題も確認する、④間仕切り変更と空調・換気を一緒に考える、⑤ビルの工事ルールと工事区分を早めに確認する、⑥新オフィスと旧オフィスの原状回復を並行して進める、⑦業務開始日・引っ越し日から逆算して工程を組む。
オフィス移転は、内装会社だけでなく、引っ越し会社、通信会社、家具会社、ビル管理会社など多くの関係者が動きます。だからこそ、早い段階で全体の工程を整理しておくことが、スムーズな移転につながります。
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